大多时候，客服人员在接到用户来电时，都想赶快了解用户遇到的问题，导致客服人员在接到电话的首次问候总是很急促：“您好！请问有什么可以帮您？”，这种急切的问候语，总是会让客户感到不安，从而引起紧张情绪。所以，刚开始与用户对话时，应该用比较缓慢的、柔和的声音来问候用户。

客服人员不论是接电话还是打电话，都需要保持愉快的心情，虽然电话那头的客户看不见你，但是能从语气中听出你的心情是欢快还是郁闷的。客服在服务客户的时候，要保持欢快的语调，这样才能给对方留下较好的印象，因为面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着“对方正在看着我”的心态去应对。

客服人员在打电话的过程中，绝对不可以吸烟、喝茶、吃零食等，这些都会影响发声。也切记不可懒散的姿势回复客户，客服人员打电话时，如果弯着腰躺在椅子上，对方能听出你的声音是懒散、无精打采的；若坐姿端正，身体挺直，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。

客服人员在与客户对话的过程中，一定要注意吐字清晰，声音要温雅有礼，多以恳切的话语表达，口与话筒之间，应该保持适当的距离，适度控制音量，以免听不清楚、滋生误会。或因声音粗大，让人误会为盛气凌人。